Rohkaffeebohnen zu Röstkaffee zu verarbeiten kommt mit einer ganzen Menge bürokratischer Auflagen, deren Einhaltung bei uns durch eine Software unterstützt wird. Die Verwaltung unseres Rohkaffeelagers nehmen wir mit der Software Roastmaster vor.

Die ausschließlich für mobile Endgeräte konzipierte App erlaubt es uns, Zugänge und Abgänge zu protokollieren, Inventuren durchzuführen und jederzeit einen Überblick über unseren Lagerbestand zu behalten. Warnmeldungen weisen auf die Unterschreitung von Bestandsgrenzen hin.

Vor allem aber erlaubt uns die Software, unsere Röstvorgänge lückenlos zu protokollieren, was für die Erfüllung der zollbehördlichen Auflagen zur Abführung der Kaffeesteuer von großer Bedeutung ist. Jede Röstung wird dokumentiert, dabei werden die unterschiedlichen Mischungsverhältnisse ebenso berücksichtigt wie der Gewichtsverlust. Mit Roastmaster können wir dann am Ende eines Röstwochenendes die Auswertung für die Erstellung des Röstberichts vornehmen. Formatierung und Aufbereitung erfolgen dann in Excel.

Da Roastmaster über Schnittstellen zu Bluetooth basierten Temperaturmessgeräten wie bspw. dem Bluetherm Duo verfügt, können wir damit auch Röstprofile direkt aufzeichnen lassen.

Das Herzstück unserer finanziellen Prozesse ist die Software debitoor. Für deren Blog standen wir in einem Interview über unsere Toolchain Rede und Antwort. In debitoor verwalten wir unsere Einnahmen und Ausgaben Dank einer Integration aller weiterer von uns genutzter Anwendungen mittlerweile vollständig.

Für unseren Online-Shop setzen wir WooCommerce ein. Eingehende Kundenbestellungen werden bei Erreichen eines bestimmten Status über das Plugin WooRechnung nach debitoor übertragen und dort als Rechnungsbeleg angelegt. Dabei werden alle Kunden- und Produktdaten komplett übernommen. Die Rechnung wird elektronisch an den Kunden verschickt, Zahlungseingänge nach einem Import der Kontenbewegungen durch debitoor automatisch abgeglichen.

Für Bar- oder Kartenverkäufe aus dem Ladengeschäft übertragen wir unsere Daten aus iZettle als „Sonstige Einnahmen“ direkt nach debitoor. Leider gibt es für diese Transaktionen noch keine Sammelbuchung in der Kontenstruktur, daher müssen wir alle Zahlungen manuell zuordnen. Geht zwar schnell, ist aber doch etwas mühevoll.

Belege für Ausgaben können wir entweder einscannen und in debitoor hochladen oder direkt mit der Handy-App fotografieren und somit gleich mit allen wesentlichen Informationen erfassen.

Wir haben lange gesucht und evaluiert, dann aber in iZettle das Kassensystem unserer Wahl gefunden. Die Vorteile liegen auf der Hand: einfache und intuitive Produktverwaltung mit Varianten (250 gr, 1 kg), kostenfreie Nutzung für Barzahlungen, keine Grundgebühr für EC- und Kreditkartenzahlungen, einfach zu bedienen und auf mehreren Geräten einsetzbar, leistungsfähiges Berichtswesen…

Kurz: iZettle ist super. Es ist möglich, ein komplettes Kassensystem aus Kassenschublade und Bondrucker über die App zu steuern, wir haben uns aber für eine günstigere und einfache Variante entschieden, bei der wir vorhandene Hardware wie ein iPad oder iPhone einsetzen können: eine einfache Handkasse und – bei Bedarf – Bondruck über AirPrint. Elektronischer Belegversand per E-Mail ist natürlich auch möglich.

Seit wir über ein Plugin unsere Einnahmen auch direkt nach debitoor übertragen können, geht die Kassenführung noch einfacher.

Kundenbindung im Laden hat für uns natürlich einen sehr hohen Stellenwert, weshalb wir auch eine Stempelkarte anbieten. Dabei war es für uns aber ziemlich schnell klar, dass wir keine papierbasierten Karten anbieten möchten. Kurz: wir haben uns für ein Angebot von 10stamps entschieden. Das System funktioniert, wie man es kennt – nach zehn Käufen gibt es eine Bonusaktion – und ist für alle gängigen Plattformen verfügbar.

Bonuskarte Getränk
nach 10 Getränken gibt es das nächste kostenfrei

Ladet Euch die App herunter: